Dagsorden

Deltagere:
Alex, Bentha, Karen, Lene, Per, Jesper

Afbud: Jytte
...

Tid: ca. 18.30 - ca. 22.00

Sted: Bestyrelseslokalet, Beboerhuset, Langelandsgade 52A

 Aktioner: Hvem, hvornår? xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2. Formanden orienterer:

    a. Suppleanterne skal med til næste bestyrelsesmøde i januar. Har vi mailadresserne? v Lene 

 a. Suppleanterne inviteres med til bestyrelsesmøde den29/1-2024. De har taleret, men ikke stemmeret

    b. Status på Fibia og deres trækken fiber ind i Klostervangens lejligheder? 

 b. Bestyrelsen kan kun beklage, at Fibias aftale, om at trække fibernet ind i alle Klostervangens lejligheder, faldt til jorden. Det er nu op til de enkelte beboere selv at finde en "tv og internet løsning". Mange beboere er kommet videre med andre "tv og internet løsninger", så bestyrelsen har desværre ingen kompetence/viden til at udpege en bestemt udbyder frem for andre. 

    c. Rengøring fra den 3/1-2024: Det nye AAB booking system af festlokalet, senere 1. sals lokale og forhåbentligt gæsteværelse i Grønnegade kræver, at der er en direkte kontakt fra AAB og servicecenteret til rengøringen via et mailsystem. Er det noget Tina kan klare, eller skal vi have en anden rengøring?

 c. Tina har en kontakt mail adresse, og datteren vil være behjælpelig med kontakten mellem AAB og rengøringen, så Tina fortsætter som vores rengøring. Per sender data til AAB IT- booking. Tina skal op i tid med 8 timer pr uge. Bentha tager kontakt til økonomi afdelingen.

    d. Hvordan orienterer vi de beboere, der har briknøgle til beboerhuset, at de fra den 3/1-2024  skal booke gennem servicecenteret og respektere andres bookinger? Ex møder i de forskellige grupper. 

-    Per skulle skaffe en liste med beboere, der stadig har briknøgle til BKK rummet. Disse skal lukkes fra januar 2024./ Bentha + Lene  

- Har vi styr på, hvem der har briknøgler til beboerhuset?

 d. Bestyrelsen skal have lavet nedskrevne regler for booking af beboerhusets lokaler. Der skal laves en kalender for de ugentlige aktiviteter og bookinger. Kalenderen skal ophænges og være synlig i beboerhuset. De forskellige grupper skal respektere de igangværende beboeraktiviteter, og lade være med at forstyrre hinanden. En beboers ønske om at booke et lokale til komsammen efter bisættelse/begravelse rydder kalenderen, og frivillighedsgrupperne må aflyse deres aktivitet for den dag.

- Per har bestilt en liste med personer, der stadig har briknøgle til BKK, men som fra den 3/1-2024 ikke mere har et legalt ærinde i rummet. Disse briknøgle skal lukkes.

- Ja

    e. Forberedelse af extra ordinært afd. møde d. 19/3-2024 vedr. råderet og vedligeholdelse. Bestille lokale plus forplejning, stemmesedler, taxaboner, dirigent, aftaler med AAB, omdeling af dagsorden 2 uger før mødet. Mere??

 e. Der er booket hotel lokale på Hotel Scandic, Østergade, Århus C til den 19/3-2024 kl 18-23. Per sørger for dirigent og Bentha sørger for stemmesedler, taxaboner og dirigentmappe.

     f. Status på:

    1. Skilte ved el-ladestandere?

    2. Brandinstruks, er de klar til runddeling?

    3. Køb af møbler til 1. sal, beboerhus? Evt starte med at flytte møbler fra BKK til beboerhus 1. sal, så vi kan starte med udlejning

    4. Vinduesvask i beboerhus? 

    5. Grønnegade blokkens gavl-have? Kan vi få lavet et økonomisk overslag til afstemning ved afd. møde 2024?

    6. Renovering af storskraldsområde i Gg? Hvad gør vi her og nu for at opgradere området? Evt lukke af til byttecentralen? Skal vi få lavet et økonomisk overslag til afstemning til afd. mødet 2024? Og er storskraldsområdet i Llg oprettet?

    7. Gæsteværelse i Grønnegadeblokkens kælder? Det siges at være ualmindeligt ulækkert og kræver nok en større renovering. Økonomisk overslag mhp renovering?

    8. Hækklipning ved nedkørslen til Llg P-plads?    

    9. Cykelskuret ved "spritruten"

1. Sættes op hurtigst muligt

2. Der arbejdes på sagen. kommer snarest

3. Borde og stole fra BKK lokalet er flyttet op i beboerhusets 1. sals lokale, og udlejningen af lokalet er startet. Per kontakter IT afdeling mhp at få lokalet med på bookingen. Lene og Bentha har talt op og målt lokalet, så der mangler kun at sætte dymo stripes op. Der købes nye møbler senere.

4. Danny rykker

5. Bestyrelsen talte om at få vores egen gartner, Vivian, med til bestyrelsesmøde i februar, hvor vi så kan diskutere muligheder og priser. Der skal forelægges en plan og prisforslag til næste afdelingsmøde. Per inviterer Vivian sammen med Jan og Danny til bestyrelsesmøde den 26/2-2024. Til mødet kan vi ligeledes diskutere området øst for fodboldbanen. Dette område ligger pt brak, og der er efter sigende ikke interesse for at oprette flere beboerhaver.

6. Per rykker Hans Nygård for at sætte gang i oprettelse af storskraldsområdet i Langelandsgade. Pt stiller beboere deres storskrald alle steder. Storskralds området i Grønnegade er mildest taget slidt, men der er ikke sat penge af til renovering af plankeværket eller halvtaget. Skydes til hjørne lige nu, men skal med på DV skemaet i foråret.

7. Gæsteværelse: At renovere det gamle varmemester kontor til gæsteværelse i Grønnegade eller at lave et nyt gæsteværelse, der skal brandsikres i Langelandsgade, vil koste 1 mill kr., dvs det giver en huslejeforhøjelse uanset hvilken løsning, der vælges. Der har før renoveringen kun været en  beskeden udlejning af det gamle gæsteværelse, så vi skal have fundet ud af, om beboerne ønsker at få oprettet et nyt gæsteværelse med den dertilhørende husleje forøgelse som følge. Forslag til afd. mødet i maj.

8. Alex rykker Hans Nygård

9. Per og Danny arbejder på sagen

3. Opfølgning fra andre bestyrelsesmedlemmer.

    a. Grønne områder og rengøring v./ Bentha

    - Er der interesse for beboerhaver?

     Og hvis ikke, hvad ønsker vi så skal være på området øst for boldbanen? Vild natur med mange blomster og     buske? Andet? Og vild natur vest for Grønnegadeblokken, skråninger og andre steder?

 a.

- Der har været indkaldt til møde om beboer-interesse for flere beboerhaver i Klostervangen. Der mødte ingen beboere op, så det må konkluderes, at interessen er meget meget beskeden.

Bestyrelsen diskuterede derpå muligheden for "vild med vilje" områder i vores område og blev enig om at invitere vores fastansatte gartner Vivian med til bestyrelses mødet i februar, for at høre, om hum har nogle brugbare ideer. Forslaget skal med til næste afdelingsmøde i maj.

    b. Økonomi v./ Per

    1  Formanden har fået accept af AABs regnskabsafdeling til at overdrage kasserer-rollen til et anden bestyrelsesmedlem

    2. Banko udvalget ansøger om en ny opvaskemaskine til festsalens køkken / Alex

    - Andre ting, der ønskes indkøbt i 2023

    - Fællesspisning ansøger om en røremaskine

    - Ansøgning om chromcast til BKK-rummet tv

1. Lene overtager kassererrollen, når papirerne er i orden

2. Godkendt. Opvaskemaskinen er blevet repareret flere gange i efteråret/vinteren uden den store effekt. Per foreslår at køkkenet laves om, og der indsættes en industri-opvaskemaskine plus en vask med spulerfunktion. Pris 49.300kr. Per kontakter Danny mhp at indhente tilbud

a. Lyd/ stødmåtte til motionsrummet ( Dæmper lyden fra maskinerne op i 1. sals lejlighederne)

b. Nyt løbebånd til motionsrum

c. Lyddæmpende loft i bestyrelsesrum

- Røremaskine godkendt

- chromcast godkendt 

    c. Udlejning af beboerfaciliteter v./Per

 c. Udlejes jævnligt. Bestyrelsen har bestemt, at udlejning af beboerhusets festlokale, lokale 1. sal og stillelejligheden kun kan lejes af Klostervangens beboere. En booking relateret til begravelse/bisættelse rydder kalenderen for frivillighedsgruppernes aktiviteter.

4. Kommunikation: Budskaber og hjemmeside.

 a. Og der arbejdes stadigt

    b. Årshjul v Lene  

 b. Blev præsenteret og blev runddelt

-

5. Indkomne skrivelser og forslag.

 b. Der skal gives brikadgang til beboerhuset og opbevarings-rummet i mellemgangen mellem stillelejligheden og festsalen til Tove og Grethe. Derudover skal der sættes reoler op i rummet. Per kontakter Jeanne i servicecenter midt og Danny mhp opsættelse af reoler.

6. Kontortid, mandag 2024-01-08 kl. 18.30 - 19.30, varetages af:

7. Eventuelt.

    a. der er møde med Jacob Refsgård og Morten Homann mandag den 8/1-2024 kl 17-19.30 i beboerhuset: Per laver opslag, der skal sættes op i opgangene

    b. Bestyrelsen er ligeledes utilfredse med den manglende snerydning i Klostervangen og støtter op om Allan Overgårds klage til snerydningsfirma.